Giai đoạn 0–2 chỉ Admin làm được và chỉ cần làm một lần. Nếu bạn được mời vào tổ chức đã thiết lập sẵn, hãy nhảy thẳng đến Giai đoạn 4. Người dùng chỉ sáng tạo không yêu cầu các cấu hình phức tạp.
Giai đoạn 0 — Tài khoản & Tổ chức
1
Đăng ký và đăng nhập
Tạo tài khoản bằng email/mật khẩu hoặc Google trên trang đăng nhập.✅ Xong khi: bạn đăng nhập được và thấy màn hình chính.
2
Tạo tổ chức và đặt tên
Tổ chức là nơi chứa toàn bộ cửa hàng, đơn hàng, chi phí và thành viên. Đổi tên bằng biểu tượng bút chì cạnh tên tổ chức trên thanh bên.✅ Xong khi: thanh bên hiển thị đúng tên tổ chức của bạn.
Giai đoạn 1 — Cấu hình nền tảng (quan trọng nhất)
Giai đoạn này quyết định dữ liệu về sau có sạch hay không. Tùy thuộc vào hồ sơ của bạn, hãy làm theo các bước liên quan:- Chỉ Fulfill đơn hàng (POD): Làm bước 1, bước 4 và bước 5.
- Quản lý vận hành: Làm tất cả các bước (từ 1 đến 6).
- Chỉ sáng tạo & AI: Bỏ qua Giai đoạn 1 và đi thẳng đến Giai đoạn 5.
1
1. Tạo Cửa hàng (Fulfillment & Vận hành) — Cài đặt → Cửa hàng
Tạo một bản ghi cho từng storefront bạn bán (mỗi shop Etsy is một cửa hàng). Mọi thứ trong Sellfern — đơn hàng, báo cáo, quyền truy cập — đều gắn theo cửa hàng, nên bước này phải làm đầu tiên.✅ Xong khi: danh sách cửa hàng đủ tất cả shop bạn đang bán, tên viết đúng chính tả (tên sai sẽ gây lỗi Store Mismatch khi nhập đơn).
2
2. Cấu hình Email Map (Chỉ vận hành) — Cài đặt → Email Map
Kết nối địa chỉ email người gửi với từng cửa hàng, để khi đồng bộ đơn từ Gmail hệ thống biết email xác nhận nào thuộc shop nào. Cần cửa hàng tồn tại trước (bước 1) mới gán được.✅ Xong khi: mỗi cửa hàng có ít nhất một email được ánh xạ. (Bỏ qua nếu bạn không nhập đơn qua Gmail.)
3
3. Thêm Nhà cung cấp (Chỉ vận hành) — Cài đặt → Nhà cung cấp
Thêm các đơn vị sản xuất/fulfillment (Printway, BurgerPrints…). Cần có trước khi gán chi phí, vì mỗi mặt hàng phải gắn với một nhà cung cấp mới đưa vào sản xuất được.✅ Xong khi: mọi đối tác sản xuất bạn dùng đều có hồ sơ. (Người bán chỉ fulfill sử dụng mạng lưới nhà cung cấp hệ thống tích hợp sẵn như Printway.)
4
4. Định nghĩa SPU (Fulfillment & Vận hành) — Cài đặt → SPU Definitions
Khai báo các sản phẩm cơ sở nội bộ (product type, sub-type) và nhà cung cấp mặc định cho từng loại. Nhờ bước 3 (hoặc hồ sơ nhà cung cấp hệ thống tích hợp sẵn) mà bạn chọn được nhà cung cấp ở đây.✅ Xong khi: các dòng sản phẩm chính của bạn đều có SPU.
5
5. Tạo SKU Prefix Rules (Fulfillment & Vận hành) — Cài đặt → SKU Prefix Rules
Ánh xạ tiền tố SKU trên marketplace vào SPU nội bộ (bước 4). Đây là “bộ não” giúp đơn hàng nhập vào tự nhận diện sản phẩm và tự điền nhà cung cấp — thiếu nó, mọi đơn nhập vào đều phải xử lý tay.✅ Xong khi: các mẫu SKU phổ biến nhất của bạn đều khớp một quy tắc.
6
6. Cấu hình tài chính (Chỉ vận hành) — Cài đặt → VAT/IOSS, Tiền tệ, Danh mục chi phí
- VAT/IOSS — nếu bán vào EU/quốc tế.
- Tiền tệ — nếu có đơn hàng hoặc chi phí khác USD.
- Danh mục chi phí — tạo danh mục cho Chi phí vận hành (Quảng cáo, Phần mềm…) và nhóm Lương.
Giai đoạn 2 — Mời nhóm & phân quyền
1
Tạo người dùng — Cài đặt → Người dùng
Tạo tài khoản cho từng thành viên, chọn vai trò (Manager, Support, Fulfillment Support, Supplier…), gán cửa hàng và tinh chỉnh quyền trang. Chi tiết tại Người dùng và Vai trò.
2
Thành viên kích hoạt tài khoản
Mỗi người nhận email kích hoạt, bấm liên kết và đặt mật khẩu.✅ Xong khi: mọi thành viên có trạng thái Active và đăng nhập thấy đúng menu theo vai trò.
Giai đoạn 3 — Nhập thử & kiểm chứng (Fulfillment & Vận hành)
Đừng nhập cả năm lịch sử ngay. Chạy thử một lô nhỏ để kiểm chứng cấu hình:1
Nhập một lô nhỏ (10–20 đơn)
Vào Nhập đơn hàng và dùng phương thức bạn sẽ dùng lâu dài (CSV, Etsy Processor…). Xem Nhập đơn hàng.
2
Kiểm tra 3 tab Xem xét
- Nhập thất bại — trống là tốt.
- Không cân đối — tổng đơn khớp chi tiết.
- Store Mismatch — nếu có, sửa tên cửa hàng ở Giai đoạn 1 bước 1.
3
Kiểm tra ánh xạ SKU
Mở COGS & Hoàn tất đơn hàng → Bảng chi phí: các mặt hàng có tự nhận diện sản phẩm và nhà cung cấp mặc định không? Nếu không, bổ sung SKU Prefix Rules rồi nhập lại.✅ Xong khi: lô thử nhập sạch — lúc này mới nhập toàn bộ lịch sử.
Giai đoạn 4 — Vận hành hằng ngày
Vòng lặp mỗi ngày sau khi hệ thống đã chạy:Giai đoạn 5 — Nâng cao (tùy chọn)
Khi vận hành đã ổn định:- Listing Studio — tạo ảnh, mockup, tối ưu listing bằng AI (cần tín dụng).
- Trợ lý AI — bật agent để tra cứu số liệu bằng chat; cân nhắc kỹ trước khi bật quyền ghi.
- Sản phẩm — đồng bộ listing từ cửa hàng và quản lý liên kết thiết kế tập trung.
- API & Webhooks — Cài đặt → API Tokens để tự động hóa với hệ thống ngoài. Xem Bắt đầu nhanh cho nhà phát triển.
Checklist tổng hợp
Copy checklist này để theo dõi tiến độ thiết lập:- Tạo tài khoản, tổ chức
- Tạo đủ Cửa hàng (tên đúng chính tả)
- Email Map cho từng cửa hàng (nếu dùng Gmail)
- Thêm Nhà cung cấp
- SPU Definitions + nhà cung cấp mặc định
- SKU Prefix Rules cho các mẫu SKU chính
- VAT/IOSS, Tiền tệ, Danh mục chi phí
- Tạo người dùng, phân quyền, kích hoạt
- Nhập thử 10–20 đơn, 3 tab Xem xét sạch
- Mặt hàng tự nhận diện sản phẩm/NCC
- Nhập toàn bộ lịch sử
- Thiết lập Bảng lương và chi phí định kỳ
- (Tùy chọn) Listing Studio, Trợ lý AI, API