Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng là cách đơn hàng vào Sellfern. Mọi đơn hàng đi qua tính chi phí, xử lý đơn và báo cáo đều bắt đầu tại đây. Bạn có thể đưa đơn hàng vào từ Gmail, tệp CSV hoặc nhập thủ công tùy theo cách làm việc của nhóm. Trong thanh bên, menu Nhập đơn hàng chia thành ba nhóm: Nhập (các phương thức đưa đơn vào), Xem xét (Nhập thất bại, Không cân đối, Store Mismatch — kèm số đếm cảnh báo màu đỏ/vàng) và Lịch sử (Sync History).

​

Tiện ích mở rộng (Etsy & Shopify)

Đối với các nhà bán hàng muốn đồng bộ đơn hàng trực tiếp mà không cần cài đặt Gmail Live Sync hay tự xây dựng tích hợp API, Sellfern cung cấp một tiện ích mở rộng (Chrome/Edge Extension). Tiện ích này đọc đơn hàng trực tiếp từ Etsy Mission Control API hoặc từ trang Orders của Shopify thông qua phiên trình duyệt của bạn, rồi đẩy vào Sellfern — cho cả hai nền tảng, có thể đặt lịch tự động đồng bộ.

​

Cài đặt và Cấu hình

​

Đồng bộ đơn hàng Etsy

1. Mở một tab Etsy Shop Manager trên cùng trình duyệt.
2. Mở popup tiện ích, ở lại tab Etsy và bấm Auto Detect — tiện ích sẽ tự đọc Etsy Shop ID và Tên cửa hàng ngay từ trang.
   Tên cửa hàng được nhận diện phải khớp với một trong các cửa hàng đã tạo trong Sellfern (Cài đặt → Cửa hàng). Nếu không khớp, popup hiển thị cảnh báo và chặn Fetch Orders cho tới khi cửa hàng được thêm vào.
3. Chọn Order State (New hoặc Completed) — Completed cho phép chọn thêm khoảng thời gian hoàn thành (30/90/365 ngày gần nhất, hoặc tất cả).
4. Bấm Fetch Orders để tải bảng xem trước, sau đó bấm Push to Sellfern để đưa đơn vào hệ thống.

​

Đồng bộ đơn hàng Shopify

1. Mở admin.shopify.com/store/<handle>/orders trên cùng trình duyệt và đợi trang tải xong danh sách đơn.
2. Mở popup tiện ích, chuyển sang tab Shopify và bấm Auto Detect — tiện ích đọc handle của cửa hàng từ URL.
   Handle nhận diện được chỉ là định danh kỹ thuật, không chắc trùng với tên hiển thị của cửa hàng trong Sellfern. Ở mục Map to Sellfern Store, chọn cửa hàng tương ứng trong danh sách rồi bấm Save — Fetch Orders bị chặn cho tới khi ánh xạ này được thiết lập.
3. Chọn Order State (All, Unfulfilled, Unpaid, Open, Archived — giống các tab trên trang Orders của chính Shopify).
4. Bấm Fetch Orders để tải bảng xem trước, sau đó bấm Push to Sellfern để đưa đơn vào hệ thống.

​

Tự động đồng bộ (Auto-Sync)

Mỗi nền tảng có công tắc Auto-Sync riêng — Daily vào một giờ cố định, hoặc Hourly theo chu kỳ — để đơn được đẩy theo lịch mà không cần mở popup.

​

Đồng bộ đơn qua Webhook & API

Sellfern hỗ trợ tự động nhận đơn hàng qua API token an toàn và Webhook endpoints. Sau khi kết nối, đơn hàng được gửi sang Sellfern ngay khi phát sinh — không cần nhập thủ công, và được lưu theo cửa hàng bạn chọn.

​

Cài đặt

​

Cách đồng bộ hoạt động

Sau khi kết nối, mỗi đơn hàng mới được gửi sang Sellfern ngay khi tạo, lưu theo tên cửa hàng bạn đặt. Các hành vi chính:

• Đơn được chống trùng theo store_id + order_id, nên một đơn hàng không bao giờ bị ghi hai lần.
• Mỗi lần đồng bộ được ghi vào Sync History để theo dõi trạng thái theo thời gian thực.

​

Đồng bộ đơn Shopify

Đối với cửa hàng Shopify, hãy cài đặt ứng dụng Sellfern OrderSync từ Shopify App Store thay vì tự xây dựng tích hợp webhook. Ứng dụng chạy ngay trong Shopify admin, ở mục Apps → Order Sync, và tự động đẩy đơn hàng sang Sellfern. Bấm Disconnect trong thẻ Connection của ứng dụng để dừng đồng bộ và xóa token đã lưu — thao tác này không ảnh hưởng đến các đơn đã đồng bộ sang Sellfern trước đó.

​

Gmail Live Sync

Gmail Live Sync kết nối một tài khoản Google với Sellfern và định kỳ quét hộp thư đó tìm email xác nhận đơn hàng Etsy. Mỗi email khớp được phân tích để lấy dữ liệu đơn hàng — khách hàng, mặt hàng, SKU, tổng tiền — và tự động chuyển thành đơn hàng, theo lịch và phạm vi tìm kiếm bạn cấu hình. Các email không phân tích được sẽ vào Nhập thất bại thay vì chặn cả lô.

​

Nhập hàng loạt CSV

Nhập hàng loạt CSV, gọi là Legacy Bulk trong ứng dụng, cho phép bạn tải lên đơn hàng lịch sử hoặc đơn hàng dựa trên bảng tính.

​

Xử lý hóa đơn Etsy (Etsy Processor)

Etsy Processor chuyển hóa đơn PDF của Etsy thành bảng sản xuất và bổ sung dữ liệu còn thiếu.

​

Nhập thủ công

Nhập thủ công cho phép bạn tạo hoặc cập nhật một đơn hàng trực tiếp trong Sellfern. Sử dụng cho đơn hàng tùy chỉnh, đơn qua điện thoại, công việc bán sỉ, chỉnh sửa và giải quyết các nhập thất bại hoặc bản ghi không cân đối. Các hành vi chính:

• Order ID là bắt buộc.
• Cần ít nhất một dòng mặt hàng.
• Số tiền hoàn không được âm. Nhập số tiền khấu trừ dưới dạng giá trị dương.
• Nếu trường cửa hàng để trống, Sellfern dùng Manual Entry làm tên cửa hàng.
• Nếu tên khách hàng để trống, Sellfern dùng Walk-in.
• Tiền tệ mặc định là USD.
• Thay đổi subtotal, vận chuyển, thuế và giảm giá sẽ tự động tính lại tổng.
• Trạng thái mặt hàng trở thành Hoàn thành khi cung cấp chi phí cơ bản; nếu không nó vẫn ở Chờ chi phí.

Để tải và chỉnh sửa một đơn hàng hiện có, hãy nhập order ID và bấm hành động tải. Sellfern điền sẵn biểu mẫu để bạn có thể chỉnh sửa chính xác.

​

Xem xét các lần nhập

Sau bất kỳ phương thức nhập nào, hãy sử dụng các tab xem xét Nhập thất bại và Không cân đối để phát hiện và sửa lỗi.

​

Nhập thất bại

Tab Nhập thất bại liệt kê các bản ghi nguồn không thể phân tích thành đơn hàng. Từ đây, bạn có thể xem bản ghi gốc và ngữ cảnh lỗi, mở một bản ghi thất bại trong Nhập thủ công, hoặc xóa các thất bại không còn cần. Khi bạn xử lý một nhập thất bại qua Nhập thủ công và lưu thành công, Sellfern tự động xóa bản ghi nhập thất bại.

​

Không cân đối

Tab Không cân đối liệt kê các đơn hàng có tổng được ghi không khớp với tính toán chi tiết của đơn hàng. Sử dụng bộ lọc cửa hàng, khoảng thời gian và điều khiển phân trang để thu hẹp danh sách, sau đó mở một đơn hàng trong Nhập thủ công để sửa tổng hoặc các dòng mặt hàng.

​

Store Mismatch

Tab Store Mismatch (chỉ Admin) liệt kê các đơn hàng có tên cửa hàng không khớp với danh sách cửa hàng đã cấu hình trong Cài đặt → Cửa hàng — thường do lỗi chính tả trong dữ liệu nguồn hoặc cửa hàng chưa được tạo. Gán lại đơn về đúng cửa hàng để báo cáo theo cửa hàng chính xác.

​

Sync History

Tab Sync History ghi lại tất cả các lần đồng bộ/nhập đã chạy, thời điểm, trạng thái và số bản ghi được xử lý — dùng để kiểm tra xem một lô đơn đã được nhập chưa và có lỗi gì không.

​

Hướng dẫn tự động hóa và API

Đối với các mẫu tự động hóa công khai được hỗ trợ, hãy sử dụng tài liệu nhà phát triển V1 thay vì các route nội bộ của ứng dụng. Bắt đầu với bắt đầu nhanh cho nhà phát triển hoặc Tham chiếu API.

​

Khắc phục sự cố